Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Julkisen alan eläkeläisten liitto Kelo ry
Osoite: Sörnäisten rantatie 23, 00500 HELSINKI
Puhelin: 040 717 4540
Sähköposti: keloliittory@gmail.com
Yhteyshenkilö: Aini Leminen
Tietosuojavastaava
Julkisen alan eläkeläisten liitto Kelo ry:n tietosuojavastaava on Kelo ry:n hallituksen sihteeri, varalla Kelo ry:n taloudenhoitaja.
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen (mukaan lukien paikallisyhdistykset) jäsenien ja entisten jäsenien sekä yhteys- ja luottamushenkilöiden sekä tapahtumiin, lomiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilö- ja yhteystietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä ajantasaisesti. Lisäksi perusteena on myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Julkisen alan eläkeläisten liitto Kelo ry:n luottamus- ja toimihenkilöiden sekä liiton jäsenyhdistysten jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn lähiosoite ja kotipaikka;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
- Rekisteröidyn luottamussuhde;
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
- Rekisteröidyn syntymäaika;
- Rekisteröidyn henkilötunnus (luottamus- ja toimihenkilöt)
- Erityisruokavalio ym. erityistarpeet (matkoilla)
- Rekisteröidyn kanta-asiakastiedot (esim. laivayhtiö);
- Rekisteröidyn antamat henkilökohtaiset terveystiedot matkavastaavalle
- Rekisteröidyn antama lähiomaistieto matkavastaavalle
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, jäsenyhdistysten ilmoittamat toimihenkilö ja luottamushenkilövalinnat sekä jäsenyhdistysten jäsenten ilmoittamista tiedoista (osallistujat matkoille).
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat (Kelo ry:n hallituksen päätös 15.3.2021).
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa toimitiloissa.
Säilytykseen on laadittu ohjeistus.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi (esim. Kelolainen lehden postitus, Uutiskirjeet, Jäsenkyselyt).
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi (esim. matkatoimistoille). Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterin pitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytäm.me henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidystä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tallaiset tiedot viipymättä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröity vai antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit),
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle. Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle
taikka sen Euroopan Unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.
13. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin erimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.3.2021.
- TIETOSUOJASELOSTE.pdf475 KB
Tietosuojaseloste